契約書管理システムおすすめ9選を比較!自社に最適なシステムを選ぶコツとは

契約書管理システムおすすめ9選を比較!自社に最適なシステムを選ぶコツとは

「スマートに契約書を管理したい」とお考えなら、契約書管理システムの導入がおすすめです。

場所を取らずに契約書管理ができ、システムによっては契約書をスムーズに作成できる便利なタイプもあります。

しかし、一口に契約書管理システムといってもその種類はさまざま。

自社にとってどのタイプが適しているのか、なかなか選べずにいる企業もあるのではないでしょうか。

そこで、今回は契約書管理システムのおすすめ9選を大公開。

それぞれの特徴を詳しくご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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契約書管理システムとは

契約書管理システムとは、さまざま種類の契約書をまとめて管理できる便利なツールです。

また、単に管理する機能だけでなく、以下のような機能を兼ね備えているタイプが多く見られます。

・契約更新の管理

契約更新時期になるとメールやアラートで知らせてくれる機能

・閲覧権限の管理

契約書の閲覧・編集・決裁などにおいて、細かく権限を設定できる機能

・文書検索

契約先や契約日、有効期限などのキーワードで文書を検索できる機能

また、電子契約サービスと連携できるケースも多く、製品によっては自動的に契約書を管理システムに取り込めるタイプもあります。

契約書管理システム導入のメリット

契約書管理システム導入のメリット

では、契約書管理システムを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。

具体的な魅力について以下でチェックしておきましょう。

紙コストを削減できる

契約書管理システムを導入する最大のメリットは、紙コストを削減できることです。

紙の契約書で保管する場合には、インク代や用紙代、さらにはプリンタ代や電気代などもかかります。

また、文書を保管する場所を確保する必要もあり、収納棚の購入など間接的なコストも上乗せされるでしょう。

しかし、オンライン上で文書管理ができる契約書管理システムを導入すれば、そのような紙コストははほとんど発生しません

収納場所も必要ないため、ワークスペースを広く保つことにもつながります。

ただし、契約書管理システムを導入する際には、システム運営に関するITコストが発生します。

その点をしっかりと考慮し、自社にとって都合の良いほうを選ぶことが大切です。

業務の効率化につながる

作業効率が高まることも、契約書管理システムならではの魅力です。

文書をファイリングする手間や差し替える作業、シュレッダーで破棄する作業など、文書に関する作業時間を大幅に削減できます。

また、契約書を探し出したい場合にも、検索機能を使えばすぐに確認できるため探す手間や時間を省けます。

さらに、遠隔地にいても必要な書類をチェックできるなど、業務を効率化できる要素が満載です。

紙媒体よりもセキュリティ対策が万全

契約書管理システムは、セキュリティ面においても紙媒体に比べてメリットが大きいです。

誰がいつどの契約書にアクセスしたのかが記録に残っているため、万が一何かトラブルが生じた際には最終アクセス者を割り出すことができます。

一方で紙媒体の場合は、契約書の紛失や盗難が起きた場合の真相究明は至難の業です。

契約書には企業の極秘情報もたくさん掲載されているので、ぜひ安全に文書を管理できる契約書管理システムを利用されるとよいでしょう。

契約書管理システム導入のデメリット

契約書管理システム導入のデメリット

契約書管理システムを導入するには、メリットだけでなくデメリットも少なからず存在します。

そこでここでは、契約書管理システムを導入するデメリットを2つ紹介していくので、こちらにも目を通しておきましょう。

導入コストが必要

1つ目の導入するデメリットは、導入コストがかかるという点です。

契約書管理システムの多くは、毎月または年払いでコストがかかりますから、経営状態を考慮しながら最適なプランを選ぶ必要があるでしょう。

また、自社にとって契約書管理システムを導入することで得られるメリットは、どの程度あるのかも改めて考えてみることをおすすめします。

しっかりと丁寧に精査することにより、費用対効果を明確にすることができるため、「料金の負担が重すぎた」を回避できるようになります。

システムを使いこなすまでに時間を要する

2つ目のデメリットは、システムを使いこなすまでに時間を要するという点です。

これも新しいシステムを導入するので当然ですが、正しくスムーズに使いこなすことができなければ、結局作業負担が変わらずコストだけがかかるということにもなり兼ねません。

正しくスムーズに使いこなすためには、誰でも使いこなせるようなシンプルな仕様のものを選ぶか、サポート体制が充実しているものを選ぶことが得策となります。

そうすることで、社員は早く契約書管理システムを使いこなすことができ、期待通りこれまでの作業負担がグッと軽くなることでしょう。

では次からは、より良い選択をするために、選ぶ際に注目すべき点を紹介しておきます。引き続き読み進めていきましょう。

契約書管理システムを選ぶ際に注目したい5つのポイント

契約書管理システムを選ぶ際に注目したい5つのポイント

契約書管理システムを選ぶ際には、以下の5点をチェックすることをおすすめします。

  1. 導入形態
  2. 料金
  3. 機能
  4. セキュリティ
  5. 運用サポート

それぞれどのようなポイントに注目したらいいのか、ここから詳しくご紹介します。

(ポイントその1)導入形態

契約書には「クラウド型」と「オンプレミス型」の2タイプの導入形態があります。

それぞれ特徴が異なるため、自社にはどちらのタイプが最適かを慎重に見極めてから導入しましょう。

まず、クラウド型は外部のサーバーを利用するタイプなので、初期費用やメンテナンスがほとんど不要な形態です。

月々の料金を支払うだけで利用できる気軽さが魅力ですが、その半面拡張性や自由度が低いデメリットもあります。

続いてオンプレミス型についてですが、こちらは自社サーバーに契約書管理システムを構築し、運用する形態です。

拡張性や自由度が高いメリットがありますが、初期費用やメンテナンス費用は高額になる傾向があります。

どちらを利用しようか迷われる場合は、何を重視して選びたいのかを考えてみましょう。

たとえばコストを抑えたいならクラウド型、予算に余裕がありシステム運用に長けている場合にはオンプレミス型がおすすめです。

(ポイントその2)料金

料金というと初期費用や月額費用に目がいってしまいますが、メンテナンス費用や拡張費用などを含めたトータルコストに注目することがポイントです。

また、クラウド型の場合は利用人数によって料金が変わる可能性もあるため、詳細を事前にしっかりと確認しておきましょう。

(ポイントその3)機能

導入目的に見合った機能があるかどうかも、あらかじめチェックしておきたいポイントです。

いくらリーズナブルなシステムであっても必要な機能が備わっていなければ本末転倒なので、価格と機能のバランスを見て選ぶとよいでしょう。

(ポイントその4)セキュリティ

会社の機密文書を取り扱うことから、セキュリティ面も重視して選びたいところです。

たとえば、文書単位でアクセス権の設定やアクセス履歴の取得ができるシステムは、セキュリティが非常に高いといえます。

また、万が一の事態に備えてバックアップできる機能があると、システム障害で文書が消えてしまうリスクを回避できます。

このようなセキュリティ関連の機能にも注目しながら、安全に利用できるシステムを選びましょう。

(ポイントその5)運用サポート

契約書管理システムを運用するにあたり、導入時と導入後のサポート充実度にも注目しましょう。

特に初めてシステムを導入する企業の場合は、システムのインストールや初期設定時にサポートやアドバイスをもらえるのか、トラブル発生時にはしっかりと調査や解決のアドバイスをしてもらえるのかを確認しておくことが大切です。

契約書管理システムのおすすめ9選を比較!

それでは実際に、契約書管理システムのおすすめ9選をご紹介します。

それぞれの特徴をチェックしながら、自社に最適なシステムを見つけてみてください。

NINJA SIGN(ニンジャサイン)

NINJA SIGN

NINJA SIGNは、契約書の作成から締結、管理までを行えるクラウド型の契約書管理システムです。

申込書など相手方の記入が必要な書面にも対応しており、タイムスタンプ機能によってセキュリティ対策も優れています。

アカウント課金型の月額固定料金で、わかりやすく使いやすい価格設定が大きなメリット。

導入時だけでなく導入後も随時サポートを受けられるため、初めてシステムを導入する企業にも安心です。

料金 ・Lightプラン:初期費用0円、月額4,980円

・Proプラン:要問合せ

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イースタンプ

E-STAMP

イースタンプは、契約書関連業務の時短を実現できるクラウド契約ツールです。

過去の紙媒体の契約書についても、クラウド上で一元に管理できます。

2種類の認証タイプが好評で、スピード優先の「認印タイプ」と本人性の担保を重視した「実印タイプ」からその都度選べるしくみです。

システム導入時や導入後のサポートも充実しているため、初めてでもスムーズに運用できるでしょう。

料金 要問合せ

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リーテックスデジタル契約

リーテックスデジタル契約

リーテックスデジタル契約は、業界トップクラスの法的安定性を誇る契約書管理システムです。

国の指定機関による厳重な本人確認によって、安全に法人間での契約締結を進められます。

クラウド型なので導入の際に費用は発生せず、選択するプランによって月額料金が異なるしくみです。

月額無料のプランもあるため、まずは実際に利用して操作性などをチェックされるとよいでしょう。

料金 ・エントリープラン(契約発信2回まで/月):無料

・スタンダードプラン(契約発信5回まで/月):10,000円

・プレミアムプラン(契約発信20回まで/月):100,000円

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BtoBプラットフォーム契約書

BtoBプラットフォーム契約書

BtoBプラットフォーム契約書は、機能性・コスト・セキュリティ面のバランスに優れた契約書管理システムです。

40万社以上ものネットワークを所有していることから取引先もこのシステムを利用している可能性が高く、電子契約によって対応工数を減らしやすい点が大きな魅力といえます。

利用目的や予算に合わせたさまざまなプランがありますが、すべてのプランでワークフロー機能と連携できて大変便利です。

優れたセキュリティ機能によって年中無休で不正を監視してくれているため、安全面に不安がある方も利用しやすいでしょう。

料金 ・フリープラン:0円

・シルバープラン(電子契約のみ):10,000円~

・ゴールドプラン(電子契約+保管):30,000円~

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WAN-Sign

WAN-Sign

WAN-Signは、信頼性と利便性に優れた契約書管理システムです。

電子証明書とメール認証の2種類の締結方法に対応しているほか、既存の紙媒体の契約書もデータ化して一元に管理できます。

電子署名とタイムスタンプによって本人性と原本性を確認できるなど、セキュリティ対策も万全

無料プランもあるため、迷っている方も気軽にお試しできておすすめです。

料金 無料プラン(実印版は月3件/認印版は月10件までの電子契約):0円

有料プラン:10,000円~

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楽々document plus

楽々document plus

楽々document plusは、契約書管理やISO文書管理、さらには税務関連書類のスキャナ保存など、さまざまな部門で発生する文書を効率的に管理できるシステムです。

文書には作成日や契約先、製品型番などの属性を付与して管理できるため、検索のしやすさにも優れています

セキュリティ面も万全で、アクセス制御はもちろんファイルの印刷・ダウンロードの制御や持ち出し制御にも対応しているという徹底ぶり。

パッケージタイプで費用は高額ですが、導入のしやすさと機能の使いやすさ、そしてセキュリティ対策に優れたシステムをお探しの場合におすすめです。

料金               150万円~(参考価格)

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Holmes(ホームズ)

ホームズ

Holmesは、契約書の作成から管理まで、契約書に関する業務すべてを行えるクラウド型のプラットフォームです。

これまでに締結した紙の契約書も一元に管理でき、契約書名や契約者名、金額などさまざまな条件でスピーディーに検索できます。

分野専門の弁護士が作成した300種類以上のテンプレートがあるため、契約書を1から作成する手間が省ける点も注目したいポイントです。

また、契約書の作成や変更、削除などが行われた際は細かな履歴がしっかりと残るため、セキュリティ面も申し分ないでしょう。

料金 1ユーザーごとに8,180円~

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DocuSign(ドキュサイン)

ドキュサイン

DocuSignは、契約書への電子署名はもちろん、それらを管理することもこなせる契約書管理システムです。

またこのサービスは、世界的に最も利用されている契約管理システムのひとつ。

契約書へ署名するだけの利用なら、無料で利用することが可能です。

管理機能を利用する場合は有料となりますが、他のサービスと比べてもリーズナブルな設定となっていますので、なるべくコストをかけたくない方は候補として検討しみるのもいいでしょう。

もし、DocuSignの導入を迷っていたら、まずは30日間の無料トライアルからはじめてみてください。

料金 ・Personalプラン:月額10ドル~
・Standardプラン:月額25ドル~

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SPA(エスピーエー)

SPA(エスピーエー)

SPAは、契約書の管理だけでなく、あらゆる文書を記録し管理することが可能です。

またデータを管理し、可視化することでリアルタイムで分析や連携をすることができます。

管理する契約書や文書はスキャンするだけで、自動で仕分けも可能

月額のコストは少々高い気もしますが、契約書やあらゆる文書を整理できる点は、SPAを利用する大きなメリットといえるでしょう。

料金 ・SPA Cloud:月額50,000円~

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自社に必要な契約書管理システムを慎重に見極めよう

契約書管理システムを導入すると、契約書関連の業務を効率化できる、契約書の保管場所に困らなくなるなどのメリットがあります。

ただし、利用するシステムによって機能や料金が異なるため、自社にとって必要な機能や予算に関して明確にしておくことが大切です。

ぜひ本記事でご紹介した内容を参考に契約書管理システムを選定して、契約の効率化と管理負担の削減を目指しましょう。

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