グループウェアおすすめ15選を比較！主な機能や選び方も紹介

この記事はPRが含まれていますが、直接取材・調査した一次情報を元に書かれています。

「これからグループウェアを導入したい」もしくは「よりよいグループウェアがあれば乗り換えたい」と考えている企業も多いのではないでしょうか。

しかし、グループウェアには有料・無料を問わずさまざまなものがあり、どれを選べばいいかわからないと感じる方も少なくありません。

そこで今回は、グループウェアのおすすめ15選をご紹介しましょう。

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グループウェアとは？

グループウェアとは、企業やチームといったグループ内でファイルやタスクなどの情報を共有するためのシステムです。

主な機能は後述しますが、さまざまなツールを統合したパッケージ形式で提供されていることが多いので、グループウェアひとつ導入すれば、大幅に業務を効率化できる場合も少なくありません。

グループウェアの主な機能

まずは、グループウェアの主な機能をご紹介しましょう。

掲示板・回覧板

グループ内で共有したい情報を展開するためのツールです。

公開範囲を拠点や部署ごとに細かく設定可能で、閲覧確認機能を搭載しているグループウェアなら、確認漏れを防げます。

チャット

チャット機能は、グループウェアの利用者同士でコミュニケーションを取る機能です。

利用者全体でのやりとりはもちろん、特定の人だけを集めたり、一対一でのやりとりをしたりもできます。

ファイル共有・管理

業務で使うファイルをグループウェア上で保管したり共有したりできます。

検索機能もあるので、多くのファイルを保管しても簡単に検索可能です。

ただし、保管できるファイル容量やアップロードできるファイル容量の上限は、グループウェアによって異なるので、必ず確認しましょう。

スケジュール管理

多くのグループウェアで、スケジュール管理機能を搭載しています。

従業員の予定を全体に共有して管理できるので、いちいち本人に確認しなくてもスケジューラーを確認すれば予定を把握可能です。

会議室・施設予約

グループウェアには、会議室や社用車などの空き状況の確認や予約をできるものも多数。

予約状況がリアルタイムで反映されるので、予約が重複する事態を避けられます。

ワークフロー

経費や稟議の申請手続きを行えるグループウェアもあります。

手続きがペーパーレス化するのでスピードアップが見込めるほか、誰の手元で手続きが止まっているかをすぐに把握可能です。

グループウェアを導入する具体的なメリット4つ

グループウェアの機能について理解したところで、導入することで具体的にどういったメリットがあるのかも見ていきましょう。

具体的なメリット4つは以下の通り。

円滑な情報やノウハウの共有ができる
チームコミュニケーションが活発になる
ワークフローのスピードも上がる
機密情報を守れる

ではそれぞれについて、解説していきます。

1：円滑な情報やノウハウの共有ができる

グループウェアを導入するメリットのひとつ目は、社内全体に向けてマニュアルやノウハウ、周知情報などをすぐさま共有できることしょう。

もちろん、部署ごとチームごとなど閲覧範囲を設定できるため、ムダな情報を流す心配もありません。

グループウェアが登場する前までは、紙媒体に印刷をし、各部署に配布するなどコストもそれなりにかかっていました。

それが電子化されることで管理もしやすくなり、圧倒的なスピードで情報やノウハウを共有できるようになるのは、大きなメリットなります。

2：チームコミュニケーションが活発になる

グループウェアの機能の中には、すでにお伝えした通りチャット機能などのコミュニケーションツールも搭載されているものです。

これによりチーム内のやり取りが増え、チームの活性化に役立ったり、業務遂行にあたっての決断スピードも上げることができます。

またPCだけでなく、スマホからも利用できるグループウェアが大半。

そのため、リアルタイムに伝えるべき内容を共有することができるのも魅力のひとつでしょう。

チーム間、部署間を越えて円滑にコミュニケーションをとれる環境は、スピードを意識する現代ではもはや必須となります。

3：ワークフローのスピードも上がる

グループウェアには、ワークフロー機能が搭載されているものもあり、これが業務承認の時間を大きく短縮してくれるのに役立ちます。

これらは、上司がその場におらず不在でなかなか対面で会えない環境や、作業の承認を受けるまでに何ステップも経由する環境では、大きな時短を期待できるでしょう。

また、判断に必要な書類はすぐに共有できるので、よりスムーズに回答を得ることができます。

4：機密情報を守れる

グループウェアでは、共有できる情報などに公開範囲を設定できるものです。

そのため、大切な機密情報について、必要以上にリスクに晒される心配がないわけです。

もし仮に情報が漏れた場合は、公開範囲に含まれている社員に限定できるため、特定もしやすいでしょう。

本当に重要な情報については、誰に公開するのかしっかりと吟味し、漏洩についての特定できることも注意喚起した上で上手く活用していきましょう。

グループウェアの選び方・注意点

ここからは、グループウェアの選び方や注意点をご紹介しましょう。

利用人数は？

グループウェアの多くは、利用できるユーザー数に上限を設けています。

そして、利用ユーザー数ごとに料金プランを設定していることも少なくありません。

そのため、各グループウェアの利用価格を検討する前に、おおよそでもいいので利用人数に見当をつける必要があります。

価格は？

グループウェアは有料のものも多いので、利用価格は当然比較基準になり得ます。

料金によって、使用できる機能や人数に制限が加えられるものが多く、法人利用なら有料プランを導入するのが無難です。

カスタマイズ性は？

既に導入している他のツールとの連携やカスタマイズ性も、グループウェア導入に当たって確認したいポイントです。

他のツールを利用していない場合は、今後のことも考慮してできるだけ多くのツールと連携できるグループウェアを選ぶのも手段のひとつといえるでしょう。

セキュリティーは？

グループウェアは、社内やチーム内の重要な情報を一元管理するツールです。

そのため、セキュリティーがしっかりしているかどうかは必ず確かめましょう。