グループウェアおすすめ15選を比較!主な機能や選び方も紹介

グループウェアおすすめ15選を比較!主な機能や選び方も紹介

「これからグループウェアを導入したい」もしくは「よりよいグループウェアがあれば乗り換えたい」と考えている企業も多いのではないでしょうか。

しかし、グループウェアには有料・無料を問わずさまざまなものがあり、どれを選べばいいかわからないと感じる方も少なくありません。

そこで今回は、グループウェアのおすすめ15選をご紹介しましょう。

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グループウェアとは?

グループウェアとは?

グループウェアとは、企業やチームといったグループ内でファイルやタスクなどの情報を共有するためのシステムです。

主な機能は後述しますが、さまざまなツールを統合したパッケージ形式で提供されていることが多いので、グループウェアひとつ導入すれば、大幅に業務を効率化できる場合も少なくありません。

グループウェアの主な機能

まずは、グループウェアの主な機能をご紹介しましょう。

掲示板・回覧板

グループ内で共有したい情報を展開するためのツールです。

公開範囲を拠点や部署ごとに細かく設定可能で、閲覧確認機能を搭載しているグループウェアなら、確認漏れを防げます。

チャット

チャット機能は、グループウェアの利用者同士でコミュニケーションを取る機能です。

利用者全体でのやりとりはもちろん、特定の人だけを集めたり、一対一でのやりとりをしたりもできます。

ファイル共有・管理

業務で使うファイルをグループウェア上で保管したり共有したりできます。

検索機能もあるので、多くのファイルを保管しても簡単に検索可能です。

ただし、保管できるファイル容量やアップロードできるファイル容量の上限は、グループウェアによって異なるので、必ず確認しましょう。

スケジュール管理

多くのグループウェアで、スケジュール管理機能を搭載しています。

従業員の予定を全体に共有して管理できるので、いちいち本人に確認しなくてもスケジューラーを確認すれば予定を把握可能です。

会議室・施設予約

グループウェアには、会議室や社用車などの空き状況の確認や予約をできるものも多数。

予約状況がリアルタイムで反映されるので、予約が重複する事態を避けられます。

ワークフロー

経費や稟議の申請手続きを行えるグループウェアもあります。

手続きがペーパーレス化するのでスピードアップが見込めるほか、誰の手元で手続きが止まっているかをすぐに把握可能です。

グループウェアを導入する具体的なメリット4つ

グループウェアを導入する具体的なメリット

グループウェアの機能について理解したところで、導入することで具体的にどういったメリットがあるのかも見ていきましょう。

具体的なメリット4つは以下の通り。

  1. 円滑な情報やノウハウの共有ができる
  2. チームコミュニケーションが活発になる
  3. ワークフローのスピードも上がる
  4. 機密情報を守れる

ではそれぞれについて、解説していきます。

1:円滑な情報やノウハウの共有ができる

グループウェアを導入するメリットのひとつ目は、社内全体に向けてマニュアルやノウハウ、周知情報などをすぐさま共有できることしょう。

もちろん、部署ごとチームごとなど閲覧範囲を設定できるため、ムダな情報を流す心配もありません。

グループウェアが登場する前までは、紙媒体に印刷をし、各部署に配布するなどコストもそれなりにかかっていました。

それが電子化されることで管理もしやすくなり、圧倒的なスピードで情報やノウハウを共有できるようになるのは、大きなメリットなります。

2:チームコミュニケーションが活発になる

グループウェアの機能の中には、すでにお伝えした通りチャット機能などのコミュニケーションツールも搭載されているものです。

これによりチーム内のやり取りが増え、チームの活性化に役立ったり、業務遂行にあたっての決断スピードも上げることができます。

またPCだけでなく、スマホからも利用できるグループウェアが大半。

そのため、リアルタイムに伝えるべき内容を共有することができるのも魅力のひとつでしょう。

チーム間、部署間を越えて円滑にコミュニケーションをとれる環境は、スピードを意識する現代ではもはや必須となります。

3:ワークフローのスピードも上がる

グループウェアには、ワークフロー機能が搭載されているものもあり、これが業務承認の時間を大きく短縮してくれるのに役立ちます。

これらは、上司がその場におらず不在でなかなか対面で会えない環境や、作業の承認を受けるまでに何ステップも経由する環境では、大きな時短を期待できるでしょう。

また、判断に必要な書類はすぐに共有できるので、よりスムーズに回答を得ることができます。

4:機密情報を守れる

グループウェアでは、共有できる情報などに公開範囲を設定できるものです。

そのため、大切な機密情報について、必要以上にリスクに晒される心配がないわけです。

もし仮に情報が漏れた場合は、公開範囲に含まれている社員に限定できるため、特定もしやすいでしょう。

本当に重要な情報については、誰に公開するのかしっかりと吟味し、漏洩についての特定できることも注意喚起した上で上手く活用していきましょう。

グループウェアの選び方・注意点

グループウェアの選び方・注意点

ここからは、グループウェアの選び方や注意点をご紹介しましょう。

利用人数は?

グループウェアの多くは、利用できるユーザー数に上限を設けています。

そして、利用ユーザー数ごとに料金プランを設定していることも少なくありません。

そのため、各グループウェアの利用価格を検討する前に、おおよそでもいいので利用人数に見当をつける必要があります。

価格は?

グループウェアは有料のものも多いので、利用価格は当然比較基準になり得ます。

料金によって、使用できる機能や人数に制限が加えられるものが多く、法人利用なら有料プランを導入するのが無難です。

カスタマイズ性は?

既に導入している他のツールとの連携やカスタマイズ性も、グループウェア導入に当たって確認したいポイントです。

他のツールを利用していない場合は、今後のことも考慮してできるだけ多くのツールと連携できるグループウェアを選ぶのも手段のひとつといえるでしょう。

セキュリティーは?

グループウェアは、社内やチーム内の重要な情報を一元管理するツールです。

そのため、セキュリティーがしっかりしているかどうかは必ず確かめましょう。

グループウェアおすすめ15選

ここからは、グループウェアのおすすめをご紹介しましょう。

最後に比較表もあるので、あわせてご覧ください。

1:サイボウズ Office

サイボウズ Office

「サイボウズ Office」は、サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。

1997年にリリースされた国産グループウェアの古株で、10年以上国内シェアのトップ走り続けています。

強みはカスタマイズ性の豊富さで、自社の要件に合わせたカスタムアプリを自由に追加可能

また、導入形式をクラウド型とオンプレミス型の2種類から選べるのも、サイボウズ Officeのメリットです。

導入前後のサポートも充実しているので、初めてグループウェアを導入する企業ならまずは検討したいグループウェアといえるでしょう。

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2:Microsoft 365(マイクロソフト 365)

Microsoft 365(マイクロソフト 365)

「Microsoft 365(マイクロソフト 365)」は、その名の通りMicrosoft社が提供するグループウェアです。

ExcelやWordといった同社製品の最新版が、いつでもクラウド上で利用できます。

Microsoft製品は多くの企業で導入されているほか、個人でも利用経験のある方が多いので、他のグループウェアに比べると導入ハードルが低いのはメリットといえるでしょう。

また、クラウド上のサービスなので、Mac OSのパソコンでもMicrosoft製品を利用できます。

もちろん、Web会議システムやグループチャットといった、グループウェアに必携とされる機能も搭載。

月額540円からとコストパフォーマンスも一流で、Microsoft製品を利用している企業なら検討して損はありません。

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3:desknet’s NEO(デスクネッツネオ)

desknet's NEO(デスクネッツネオ)

現場主義の直感的な操作性に定評のある「desknet’s NEO(デスクネッツネオ)」。

導入形式をクラウド型とオンプレミス型の2種類から選べるのは、サイボウズ Officeと同じです。

そのため、大企業から中小企業まで、幅広い企業におすすめできるグループウェアといえるでしょう。

月額400円からと有料グループウェアトップクラスの利用料金の安さにもかかわらず、豊富な種類のアプリを利用可能。

備品管理や購買予約といったグループウェアとしては珍しい機能や、豊富に用意されたセキュリティーオプションなど、desknet’s NEOの導入メリットは非常に大きいといえます。

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4:G Suite(ジー スイート)

G Suite(ジー スイート)

「G Suite(ジー スイート)」は、Google社が提供するグループウェアです。

GoogleスプレッドシートやGoogleドライブといった同社のツールを、すべてビジネス版で利用できます。

各種ツールでは複数人での共同編集が可能なのも、G Suiteの大きなメリット。

リアルタイムで変更が更新されるので、リモートワークでも常に最新情報をキャッチできます。

Microsoft 365同様、Google製品は利用経験のある人が非常に多いので、導入ハードルの低さも魅力といえるでしょう。

ファイルの閲覧・編集権限を細かく設定できるほか、セキュリティー対策も万全なので、初めてのグループウェアでも安心です。

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5:iQube(アイキューブ)

iQube(アイキューブ)

「iQube(アイキューブ)」は、10ユーザーまで無料で利用できるグループウェアです。

有料プランの場合は、ファイル共有などの一部機能も追加料金を払えば利用可能

しかし、10ユーザーまでなら、これらの機能も含めて無料で使えます。

スケジュール・タスク管理などの基本的な機能はもちろん、レポートや社内Wikiなどのグループ内でのノウハウ共有に適したツールも搭載。

無料で使えるグループウェアとしては珍しく、IPアドレス制限もできるのは、iQubeの大きな魅力といえるでしょう。

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6:GRIDY(グリッディ)

GRIDY(グリッディ)

「GRIDY(グリッディ)」も、iQube同様に無料で利用できるグループウェアのひとつです。

特筆すべきは、無料で利用できるのにユーザー数と容量が無制限なこと。

そのため、写真や動画など容量の重くなりがちなファイルを利用する機会が多い企業におすすめです。

基本的なものはもちろん、議事録作成や電話メモなど計23種類の機能を搭載。

月額6,000円からの有料プランでは、ファイルの共有範囲を設定したり、スマホアプリを利用したりできます。

強固なセキュリティーも、無料のグループウェアとしては十分といえるでしょう。

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7:サイボウズ Garoon(ガルーン)

サイボウズ Garoon(ガルーン)

「サイボウズ Garoon(ガルーン)」は、サイボウズ Officeと同じサイボウズ株式会社が提供するグループウェア。

オンプレミス型に特化したグループウェアは、今回ご紹介するなかではサイボウズ Garoonだけです。

従業員1,000人以上の企業ではトップシェアを誇り、日立製作所やKDDIなど、日系大手企業に多く導入実績を持ちます。

その理由として多くあげられるのは、利用者を選ばないシンプルな操作性や、海外拠点ともスムーズにやり取りできるタイムゾーン設定

海外拠点とのやり取りも前提にありつつ、日本のビジネス習慣を熟知した国産グループウェアというのが、サイボウズ Garoonの大きな強みといえるでしょう。

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8:Aipo(アイポ)

Aipo(アイポ)

コストパフォーマンスの高さに定評のある「Aipo(アイポ)」。

パッケージとして導入する他のグループウェアと異なり、必要な機能だけを選んで導入できるのが、Aipo最大の特徴といえます。

これが、月額100円からという圧倒的な安さを実現している理由です。

タイムライン形式で情報が流れてくるので、他のグループウェアよりもやや社内SNSに近い使用感といえるでしょう。

専用のアプリストアからアプリをダウンロードすることで、Aipoにない機能を追加できるなど、カスタマイズ性も抜群

TBSなどの大手企業でも採用実績があり、セキュリティー対策の観点からも安心して導入できます。

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9:kintone(キントーン)

kintone(キントーン)

カスタマイズ性の高さなら今回ご紹介するグループウェアでトップクラスの「kintone(キントーン)」。

サイボウズ Garoonやサイボウズ Officeと同じ、サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。

kintone最大の特徴は、最短3分ほどで作成できるアプリによるカスタマイズ性の高さ。

マウス操作のみで業務効率化に必要なアプリを作れる手軽さが好評で、自社の方針転換にも柔軟に対応できます。

もし自社でのアプリ作成が難しければ、パートナー企業に開発依頼も可能です。

また、アプリを作成するだけでなく、多くの既存ツールと連携できるのも、kintoneの大きな魅力といえるでしょう。

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10:R-GROUP(アールグループ)

R-GROUP(アールグループ)

「R-GROUP(アールグループ)」は、アメリカ・カリフォルニア州に本社を置く企業が提供するグループウェアです。

導入実績は、全世界で2,000社以上

日本では東京都に拠点があり、日本語にも対応しています。

完全無料なのにオンラインストレージの容量とユーザー数を無制限で利用できるのが、R-GROUP最大の特徴です。

グループウェアとしての基本的な機能は備わっていて、スマートフォンからもアクセス可能

インターネット環境があればどこからでもアクセスできるので、営業などの外回りが多い職種での利用にも向いています。

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11:enclo(エンクロ)

:enclo(エンクロ)

「enclo(エンクロ)」は、LINEを彷彿させるインターフェースが評判のグループウェアです。

グループチャットを中心に、ファイル共有などの機能を搭載。

シンプルな操作性が評判を博しています。

操作性はシンプルですが、共有されたファイルの権限を細かく設定できるのがメリット。

ダウンロードやコピーに制限をかけられるので、encloで共有されたファイルが外部に漏洩するリスクを防げます。

無料で使えることもあり、他のグループウェアに比べると機能は少なめですが、社内コミュニケーションに重点を置きたい企業におすすめです。

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12:J-MOTTO(ジェイ モット)

J-MOTTO(ジェイ モット)

「J-MOTTO(ジェイ モット)」は、ユーザーひとりあたり月150円から利用できるグループウェア。

セキュリティー対策に注力しているのが特徴で、二重アクセス制限にも対応しています。

利用できる機能はdesknet’s NEOと同じです。

最大3ヶ月の無料お試し期間があり、じっくりJ-MOTTOを試したうえで導入判断をできるのは大きなメリット。

会員向け優待サービスを受けられるのも、J-MOTTOを導入するメリットのひとつです。

大塚商会のオフィス用品通販サイト「たのめーる」などを割引料金で利用できるため、経費削減にも一役買います。

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13:GROUP SESSION(グループセッション)

GROUP SESSION(グループセッション)

完全無料かつユーザー数無制限で利用できる「GROUP SESSION(グループセッション)」。

スケジュール管理や掲示板といった基本機能は揃っているので、できるだけ低コストでグループウェアを導入したい企業におすすめです。

マニュアル不要の直感的な操作性がGROUP SESSIONの強みで、ソースコードを公開しているので必要に応じてカスタマイズもできます。

ファイルを管理する際はディレクトリを設定できるので、細かくファイルの格納場所を設定したい場合にもぴったりです。

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14:Zoho Connect(ゾーホー コネクト)

Zoho Connect(ゾーホー コネクト)

アメリカ・カリフォルニア州に本社を置く同名企業が提供する「Zoho Connect(ゾーホー コネクト)」。

世界中の企業に導入実績を持つグループウェアです。

kintoneと同様にオリジナルのカスタムアプリを作成できるのも特徴で、自社に適したツールにできるカスタマイズ性の高さも人気の理由といえます。

ほかにも、さまざまな外部ツールとの連携も可能です。

ドラッグ&ドロップで直感的に操作できるので、グループウェアを初めて導入する企業にもぴったり。

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15:WaWaOffice(ワワオフィス)

WaWaOffice(ワワオフィス)

最後に紹介するのは、必要な機能を必要なだけカスタマイズできるコスパ良しな「WaWaOffice(ワワオフィス)」となります。

WaWaOffice(ワワオフィス)では、直感的に操作できるUIが魅力で、他社システムの連携はもちろん、独自機能を追加できるなど、拡張性が高い点も見逃せません。

もちろん、セキュリティ性についても抜群で、24時間365日フル稼働で有人監視をしてくれます。

導入時には、各社に寄りそった手厚いフォローで、課題解決をしっかりとサポート

少数から3,000人まで利用できるWaWaOffice(ワワオフィス)は、幅広い企業におすすめです。

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グループウェアおすすめ15選の比較表

  導入形式 利用価格 機能
掲示板 チャット ファイル共有
サイボウズ Office クラウド、オンプレミス 500円/月~ ×
Microsoft 365 クラウド 540円/月~ ×
desknet’s NEO クラウド、オンプレミス 400円/月~ ×
G Suite クラウド 680円/月~ ×
iQube クラウド 無料
GRIDY クラウド 無料
サイボウズ Garoon オンプレミス 800円/月~ ×
Aipo クラウド 100円/月~ ×
kintone クラウド 780円/月~ ×
R-GROUP クラウド 無料
enclo クラウド 無料 ×
J-MOTTO クラウド ※150円/月~ ×
GROUP SESSION クラウド 無料 ×
Zoho Connect クラウド 無料
WaWaOffice クラウド 400円/月~

※20ユーザーまで
※△:オプション

グループウェアを導入して業務の効率化を加速させよう

今回は、グループウェアのおすすめ15選をご紹介しました。

無料トライアル期間を設けているグループウェアも多く、時間に余裕があればひとつひとつ吟味するのがベストです。

グループウェアを導入し、社内やチーム内での業務を効率化させましょう!

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