電話・秘書代行サービスおすすめ12選!料金やサービス内容を比較

電話・秘書代行サービスおすすめ12選!料金やサービス内容を比較

従業員が少なくて電話対応まで手が回らない
業務を電話対応で中断されたくない
人件費のコストダウンを図りたい

など、中小企業では、そのような悩みも多いでしょう。

この記事では、依頼した会社に代わって電話対応してくれる電話・秘書代行サービスのメリット・デメリットや選び方を解説しています。

また、おすすめの電話・秘書代行サービス12社もご紹介しています。ぜひ価格や特徴などを比較して、導入の参考にしてください。

電話・秘書代行サービスとは

電話・秘書代行サービスとは、依頼した会社の代わりに電話対応をしてくれるサービスです。

従業員が留守のときや他の仕事で忙しい時でも電話を取り逃すことがありません。

オペレーターは、依頼した会社の社名で電話を受けて対応します。

受けた電話にどのように対応するかも事前に決められるので、用件を聞いて報告するだけではなく、商品説明や商品受注も可能です。

電話代行と秘書代行は違う?

電話代行と秘書代行は、呼び方が違うだけで、基本的に同じサービスです。

ただ最近は、スケジュール管理や取引先とのメール代行、レポートの作成など、秘書のようなサービスも登場しています。

電話・秘書代行サービスを利用するメリット

電話・秘書代行サービスを利用するメリット

電話・秘書代行サービスを利用する主なメリットは、以下の6つがあります。

  1. 従業員を増やすよりも低コスト
  2. 会社の信頼性が上がる
  3. 東京の市外局番が利用できる
  4. 電話対応に時間を割かなくて済む
  5. 柔軟な電話対応が可能
  6. コールセンターの代わりにもなる

次から1つずつ詳しく解説していきます。

1.従業員を増やすよりも低コスト

電話対応をスムーズにするために、従業員を増やす方法もあります。

しかし、従業員の募集や教育、給与などのコストがかかってしまいます。

電話・秘書代行サービスは、そのようなコストをかけずに導入できます。

2.会社の信頼性が上がる

電話対応の教育を受けたオペレーターが、どんな電話でも丁寧に受け答えします。

従業員の留守中でも対応してくれるので、電話に出られないということもありません。

初めて電話をかけた新規の顧客からすれば、プロのオペレーターが丁寧に対応するので、会社のイメージも良くなるでしょう。

3.東京の市外局番が利用できる

個人で会社を設立すると、携帯電話番号しかないことも多いです。

しかし、取引先からすれば、「固定電話も設置できないほど資金がない」と判断されてしまう可能性もあります。

電話・秘書代行サービスでは、東京の「03」や大阪の「06」などの市外局番が取得できます。

取引先からの信頼もアップするでしょう。

4.電話対応に時間を割かなくて済む

電話対応は、相手がどんな用件であれ、電話をかけた側に時間を割くことになります。

1件の電話対応で5分かかると、20件で100分も電話対応にかかることになります。

電話・秘書代行サービスを利用すれば、電話対応に時間を割く必要はありません

特にセールスの電話など、あまり仕事と関係のない電話が多い場合は、効果が高いでしょう。

5.柔軟な電話対応が可能

電話・秘書代行サービスでは、電話の用件に応じて対応を変えてくれます。

たとえば、取引先からの緊急性が高い電話などは事前に取り決めておけば、転送してくれます

もちろん、転送だけではなくメールなどでも知らせてくれます。

誰に対しても同じ対応ではないので、安心して任せられます。

6.コールセンターの代わりにもなる

会社で扱っている商品の説明や問い合わせ、商品受注などもできます。

問い合わせの件数が少なくコールセンター代行に依頼するほどではないときでも、対応できます。

対応可能な範囲はサービスによって異なるので、事前に確認しておきましょう。

電話・秘書代行サービスを利用するデメリット

電話・秘書代行サービスを利用するデメリット

電話・秘書代行サービスを利用する主なデメリットは、以下の3つです。

  1. クレームに発展する可能性がある
  2. 社内情報流出の危険性
  3. 成果報酬型は料金に注意

メリットも多いですが、デメリットもあるので、しっかりと確認しておきましょう。

1.クレームに発展する可能性がある

オペレーターは、電話対応に関する教育を受けており、事前に決まっている受け答えはできます。

しかし、会社の商品に関する細かい質問や専門用語などは対応できない可能性は否定できません。

そういった場合に、顧客は満足した答えが得られず、クレームに発展することもあるということです。

また、全てのオペレーターが優秀で完璧というわけではありません

少なからず、電話相手に失礼な対応をする可能性もあります。

依頼する前に、口コミやレビューなどで、評判を確認しておくのがおすすめです。

2.社内情報流出の危険性

電話対応を依頼するということは、社内の情報を外部に渡すことになります。

依頼する内容によっては、財務状況なども渡さなくてはいけません。

これらの社内情報を渡さずに、電話代行や秘書代行での対応をしてもらうことは難しいです。

契約の際は、秘密保持に関する契約書をきちんと確認した上で契約しましょう。

3.成果報酬型は料金に注意

電話・秘書代行サービスの料金プランは、「定額型」と「成果報酬型」の2つがあります。

定額型は、月のコール数が決まっており、そのコール数までは定額となっています。

コール数が超えると、1コールごとに料金が発生してしまいますが、利用範囲内であれば定額で利用できます。

成果報酬型は、初めから1コールごとに料金が発生します。

コール数が多くなれば高額になってしまうので、注意が必要です。

電話・秘書代行サービスの選び方

電話・秘書代行サービスの選び方

ここから電話・秘書代行サービスの選び方を解説していきます。

大切なポイントは、以下のの3つです。

POINT
  1. 料金プランは複数の会社を比較
  2. 代行サービスの内容をチェック
  3. 代行会社の実績や口コミを確認

電話窓口は、会社の顔ともいえる存在なので、慎重に選んでいきましょう。

1.料金プランは複数の会社を比較

経費を削減し、業務をスムーズにするためのサービスが負担になっては元も子もありません。

料金プランは代行会社によって異なるので、よく比較しましょう。

ただ安いだけではなく、十分なサービス内容になっているかも確認しなくてはいけません。

利用したいサービスがオプションで別料金になっていると、思っていた以上に料金がかかることもあります。

基本料金が、他より高くてもサービスの範囲が広く、結果的に安くなることもあります。

料金プランとサービスの範囲を確認して、比較しましょう。

2.代行サービスの内容をチェック

基本的なサービスは、電話対応して用件を聞くのがメインですが、代行会社によって異なります。

指定の電話番号への転送や、英語・中国語などの外国語での対応もサポートしていることもあります。

他にも、受信する回線の増設や商品に関する質問対応など、さまざまなサービスがあります。

自社に必要なサービスを整理しておくと選びやすくなります。

3.代行会社の実績や口コミを確認

代行会社は評判がいい会社ばかりではありません。

電話対応が上手くいかず、新規の顧客を取り逃したり、電話対応からクレームに繋がるなどの可能性もあります。

契約する前に必ず、その会社が設立して何年なのか、何社担当した経験があるのか、などを調べましょう。

そして、ネット上にある代行会社の口コミやレビューも合わせて確認しておくといいでしょう。

無料お試し期間は必ず利用する

ほとんどの電話・秘書代行サービスでは、無料のお試し期間や返金保証を実施しています。

実際にサービスの質を確認できる大切な機会なので、かならず利用しておきましょう。

もしも、不満や疑問などが生じた場合は、無料期間を使って確認しておきましょう。

電話・秘書代行サービスおすすめ12社を比較

ここからはおすすめの電話・秘書代行サービス12社をご紹介していきます。

料金プランや特徴などを解説していくので、それぞれの会社を比較して、自社に最適なサービスを見つけましょう。

1.インターコード

インターコード

インターコードは、電話代行やホームページ制作、コンサルティング業務など行っている会社です。

最安のプランでは、月額2,900円で20コールまでと安く設定されています。

個人事業主や電話対応の回数が少ない場合は、20コールでも十分でしょう。

最大で200コールまで受け付けるコースも用意されているので、コール数に応じてプランを変更できます。

また、イベントやセミナーの予約を受け付ける「予約代行」や、商品注文を受け付ける「カスタマーセンター代行」なども行っています。

電話代行に関しては、細かいオプションは用意されていないものの、安い価格で導入したい会社には最適でしょう。

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2.CUBE電話代行サービス

CUBE電話代行サービス

CUBE電話代行サービスは、電話代行を専門に行っている会社で丁寧な対応と確かな実績で評判の高い会社です。

プランは分かりやすく、月額10,000円で50コールまでの「ライトプラン」月額15,000円100コールまでの「標準プラン」が用意されています。

それぞれ対応内容も少し異なりますが、電話転送や電話での報告、クレームの一次対応などは基本料金に含まれています。

注文受付など、一部のサービスはオプションになりますが、基本料金に含まれるサービスが充実しているので特徴です。

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3.ベルシステム24

ベルシステム24

ベルシステム24は、「e秘書」という電話代行サービスを提供しています。

35年で24,000社以上と契約した実績があります。

業務時間や土日対応などにより基本料金は変わりますが、最も安い「スタンダードコース」は月額10,000円で80コールまでとなっています。

超過分は1コール150円なので、比較的価格は安く設定されています。

上位プランの100コールまで月額15,000円の「メッセージコース」では、用件を聞き取り報告するサービスや簡単な質問への返答にも対応しています。

その他に24時間対応や多言語対応などがオプションで追加可能です。

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4.秘書センター

秘書センター

秘書センターは、通常の電話代行に加えて、24時間365日の電話代行にも対応しています。

料金は、受付時間や内容によって変わりますが、最も安いプランで月額7,500円の1コール150円となっています。

24時間365日の受付にすると、月額37,500円の1コール300円となります。

どちらもコール数に応じて料金が変動する成果報酬型ですが、月によってコール数が変わりやすい場合にはコストを抑えられます。

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5.渋谷オフィス

渋谷オフィス

渋谷オフィスは、25年以上の歴史があり、これまでに12,000社以上と契約している実績ある会社です。

プランが、

  • 「スタート」
  • 「エコノミー」
  • 「スタンダード」
  • 「ビジネス」
  • 「エグゼクティブ」

と細かく分かれているので、自社にあったプランを選択できます。

最も安いスタートプランでは、月額3,000円で20コールまでとなっています。

スタートプランでも、用件の聞き取りに加えて、会話の録音や電話連絡などが含まれています。

エグゼクティブプランでは、月額25,000円で250コールまでと高くなっていますが、商品の受注受付など、さまざまな対応が全て含まれています。

オプションなしでも充実したサービスを受けられます。

事業開始から事業拡大に合わせて、プランを変更できるのが大きなメリットでしょう。

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6.オフィスジャパン

オフィスジャパン

オフィスジャパンは、設立から26年間で18,000社以上と契約を結んできた実績のある会社です。

料金プランは月額15,000円で150コールまでのプランから24時間対応可能なプランまで幅広く用意されています。

基本料金の中に、用件の聞き取りや電話内容の報告なども入っており、依頼すれば柔軟な対応もしてくれます。

オプションなしでも十分に利用できるでしょう。

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7.電話代行サービス

電話代行サービス

電話代行サービスは、設立25年以上で6000社以上との契約実績のある会社です。

「不動産電話代行」「水道修理専門電話代行」などの業種別の電話代行サービスを展開しているのが特徴です。

それぞれの業種の専門用語に詳しいオペレーターが対応してくれるので、クレームへの発展などのトラブルが少ないでしょう。

料金は受付時間や土日祝日などによって変わりますが、月額8,000円で30コールまでとなっています。

少し料金は高めですが、相手によって対応を変えたり、相手によってスケジュールの案内まで行います。

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8.ベルウェール

ベルウェール

ベルウェールは、設立45年で20,000社以上との取引実績のある会社です。

一定の要件を満たした企業に与えられるプライバシーマークを14年間継続し、企業表彰されているので安心して利用できるでしょう。

電話対応の質の高さ、柔軟な対応力などが評価されており、ネット上の口コミでは非常に評価が高いです。

サイト上で料金は確認できませんが、それぞれの目的に合わせて最適な料金プランを提示してくれます。

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9.fondesk

fondesk

fondeskは、うるるグループが2019年にスタートした電話代行サービスです。

サービスの開始までが非常に早く、書類の提出不要で申し込み当日から使用できます。

料金体系はシンプルになっており、月額10,000円で100コールまで利用できます。

100コール以降は1コール200円となっています。

電話を受けた通知は、メールの他にLINEやSMS、ChatWorkなどにも対応しています。

マイページで受電履歴の確認も可能です。

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10.MKサービス

MKサービスは、最も安いプランである「スモールプラン」は月額2,900円で20コールまでと非常に安い料金設定になっています。

20コールを超えた場合でも、1コール145円と安いため、価格を抑えたい人に最適です。

商品説明や商品受注に関しては、オプションで決まっており、他社比べると高めの設定になっています。

オプションの使い方には注意が必要ですが、事業を始めたばかりで、少しでも節約したい場合におすすめです。

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11.テレコメディア

テレコメディア

テレコメディアは、安全性に力を入れており、プライバシーマークやISMSなどのセキュリティ認定を取得しています。

従業員には研修制度を設け、6段階で評価して、実際に電話対応するのは3段階以上のオペレーターと決まっています。

他のオペレーターの声が入りにくいように配置されたブースや3コール以内で電話を取るなど、電話対応の良さが特徴です。

丁寧な対応とセキュリティ面での安心感ならテレコメディアをおすすめします。

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12.ビジネスアシスト

ビジネスアシスト

ビジネスアシストは、設立20年の歴史があり、これまで5,000社以上と契約している実績のある会社です。

オペレーターは、全て240時間の検収を終えた正社員だけが対応してくれるので、安心して任せられます。

料金は最も安いライトプランで、月額20,000円で60コールとなっています。

少し高い設定ですが、スケジュール把握や会社情報の案内、用件の聞き取りなど、他社ではオプションになっていることにも対応してくれます。

上位プランでは、道順案内や採用受付など、幅広いサービスが利用可能です。

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電話・秘書代行サービスを導入する際の流れとは

電話・秘書代行サービスを導入する際の流れとは

さて、ここまでで「電話・秘書代行サービス」の厳選したおすすめについて見てきました。

ここからは、「電話・秘書代行サービス」を利用するにあたって、一般的にどういった流れで導入していくのか、その流れを紹介していきます。

注意

※ただし、サービスによっては、一部流れが省略されることもあります。

あらかじめ導入イメージをつけておけば、事前に決めておくべきことも定まってくるため、極力目を通しておくようにしてください。

大きな流れは、次の通りです。

導入までの流れ
  1. 代行サービス提供会社に相談・問い合わせ
  2. 代行内容の認識合わせ
  3. 契約手続き
  4. オペレーター研修が行われる
  5. テストでOKならサービス開始

では順に詳しくみていきましょう!

1.代行サービス提供会社に相談・問い合わせ

まず、候補となる代行会社に対して、導入を検討している旨を伝えましょう。

このとき、相手の受付対応レベルがわかりますので、注意深く聞いてみても良いかもしれません。

またこの時点で、基本プランに含まれているサービス範囲も、忘れずに確認しておくようにしましょう!

2.代行内容の認識合わせ

問合せ段階で契約の意思が固まってきたら、自社にとってどんなプランが適しているのか、なるべく担当者と直接会って相談に乗ってもらいましょう。

このとき、自社で提供している商品やサービスがわかる資料、また会社案内の資料などを持参することも忘れないようにしてください。

具体的に、月いくらほどかかるのか概算を出して、イメージを具体化することも忘れてはいけません。

疑問については、後悔しないためにも、すべて解消するようにしておきましょう。

3.契約手続き

すべての疑問が解消し、契約の意思が固まれば、次は契約手続きです。

また契約の際に、「03」「06」「0120」始まりの番号などをレンタルする場合は、必要書類として「登記簿謄本」や「代表者や担当者などの本人確認書類」などが必要となることもあります。

仮にレンタルしない場合でも、スムーズに契約するために、これら書類は事前に準備しておくといいでしょう。

Tips

また、代行サービスを提供している会社の中には、代行する電話で簡易的に要件を伺い、その内容を利用企業に通知するだけのサービスを提供している場合もあります。

その場合では「1~2」の手順は必要なく、必要情報を入力し登録できた段階で、サービスが開始されるのが特徴です。

このタイプは、電話番の立ち位置として電話代行を活用する方におすすめとなります。

4.オペレーター研修が行われる

電話代行を頼む際は、商品への問い合わせ対応や、クレーム対応なども任せる場合もあるでしょう。

そうした場合に備えて、あらかじめオペレーターには、その時にどういった対応をしてほしいのかを共有しておく必要があります。

その後、その内容をもとに研修が行われ、サービス開始に備えるというわけです。

5.テストでOKならサービス開始

サービス開始のための準備がすべて整えば、最後の確認として転送が上手くいくかのテストを行います。

その後、通知先にメッセージがしっかりと送れるかのテストも行い、それにもクリアすると、めでたくサービス開始となるのです。

これで、煩わしい電話応対から解放されます。

最適な電話・秘書代行サービスで仕事を効率化しよう

電話・秘書代行サービスを導入することで、従業員を増やさずにスムーズな電話対応ができるようになります。

また、電話対応に取られる時間もなくなるため、業務の効率化にもなるでしょう。

人件費のコストダウンを図り、業務に集中できる環境が整うことは、今後事業が拡大していくことへの重要な要素にもなります。

オプションなども上手く組み合わせながら、自社のスタイルに合う電話・秘書代行サービスを活用していってください。

サービスの数は非常に多いので、ぜひ今回ご紹介したおすすめの電話・秘書代行サービス12社を参考に、導入を検討してみましょう。

きっと良い方向へと進むための、助けとなってくれるはずです。

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